Assistente de programa – Empoderamento económico das mulheres

AU 35,815.21/USD 56,509.24

Les candidatures doivent être envoyées à : b45progassistdakar1@ecowas.int

Date limite de dépôt des candidatures : 15 mai 2024

APERÇU DU RÔLE

L’assistant assiste les responsables de programme dans l’efficacité des activités quotidiennes de l’institution, selon les besoins des responsables de programme.

Le titulaire initie des tâches et fournit une assistance administrative dans toutes les activités associées aux activités de programme.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

– Rédiger des mandats, des lettres d’invitation et des rapports de réunions internes.

– Préparer les documents de travail pour les réunions internes et externes de l’unité de programme ;

– Assurer la liaison et le suivi de la correspondance interne et externe pour les activités du programme.

– Aider à la gestion et à l’organisation des activités administratives pour les réunions du programme.

– Aider à répondre aux besoins d’hébergement pendant les ateliers, les séminaires et les forums.

– Tenir à jour une base de données des participants aux réunions du programme.

– Veiller à ce que le système de remplissage soit correctement entretenu au sein de l’unité de programme.

– Aider à la préparation des rapports périodiques sur l’état d’avancement de l’unité de programme, à la rédaction des procès-verbaux des réunions, des discours, des lettres et d’autres documents pertinents, le cas échéant, au sein de l’unité de programme.

– Aider à la mise à jour des listes de points focaux dans les pays membres.

– Assurer la liaison avec les points focaux dans les pays membres pour les actions de suivi de la transmission des correspondances.

– Contrôler et répondre aux besoins matériels de l’unité de programme.

– Aider au suivi de toutes les conventions, des protocoles d’accord et des accords pour les programmes entre l’institution et les tiers.

– Établir une base de données des partenaires et autres parties prenantes intervenant dans les activités du programme.

– Participer à la gestion du centre de documentation ;

– Entreprendre d’autres tâches connexes, qui peuvent être assignées par les responsables de programmes.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

– Brevet de technicien (BT)/OND ou équivalent dans un domaine en rapport avec une spécialité ou un domaine d’intervention ; une formation spécialisée en gestion de programmes/projets est souhaitable.

– Un minimum de 5 ans d’expérience à responsabilité progressive dans l’administration de programmes ou de projets, dans la coopération technique ou dans un domaine connexe est requis.

– Connaissance pratique de la gestion des programmes dans le domaine de l’égalité entre les hommes et les femmes, y compris la maîtrise des applications informatiques.

– Capacité à organiser les informations/données pour faciliter le travail des responsables de programme, y compris la connaissance des systèmes de classement ECM pertinents et des procédures, lignes directrices et processus liés à la correspondance pour préparer et utiliser les documents administratifs et les modèles ».

– Connaissance et capacité à identifier les ressources nécessaires aux programmes/projets et à réaliser des activités spécialisées spécifiques visant à assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’équipe chargée du programme.

– Connaissance des politiques, processus et procédures internes en général et de ceux liés à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation.

– Connaissance avérée des méthodes de gestion de projet (y compris la gestion budgétaire, le suivi des rapports et l’évaluation).

LIMITE D’ÂGE

Être âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS DE LA CEDEAO

– Capacité à faire preuve de crédibilité lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (par exemple, les délais) afin de garantir le respect de la conformité et des attentes en matière de travail.

– Capacité à se motiver et/ou à motiver les autres à s’engager dans des discussions qui déboucheront sur des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail.

– Capacité à adopter une approche positive du travail en équipe et à participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe.

– Capacité à assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances, avec l’aide occasionnelle du superviseur/mentor.

– Capacité à renforcer ses propres capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec d’autres personnes afin de rester compétent et bien informé dans l’exécution du rôle qui lui est assigné.

– Compétences interpersonnelles, d’écoute et multitâches avec une bonne compréhension des responsabilités du service client et du rôle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions.

– Capacité à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes courants liés aux tâches assignées, en faisant preuve de discernement et en impliquant des collègues ou des supérieurs, le cas échéant.

– Capacité à travailler en équipe pour résoudre les problèmes et améliorer les services.

– Capacité à gérer efficacement son temps et à organiser son espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de performances liées aux services aux clients qui lui sont confiés.

– Capacité à orienter les personnes vers la source appropriée pour obtenir de plus amples informations et à demander de l’aide lorsqu’elles sont débordées par les demandes des clients.

– Capacité à appliquer des approches culturellement pertinentes et appropriées avec des personnes d’origines culturelles diverses.

– Bonne gestion de la diversité afin d’interagir avec les individus d’une manière culturellement appropriée et dans le respect des règles/politiques de la CEDEAO.

– Capacité à reconnaître les idées préconçues et les vues stéréotypées de certains groupes et individus et à adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés.

– Capacité et responsabilité en matière d’intégration des perspectives de genre et de garantie d’une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

– Connaissance de la gestion de la diversité en rapport avec les attentes quotidiennes en matière de travail et les tâches assignées.

– Connaissance du mandat et des objectifs opérationnels de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités assignées.

– Capacité à se tenir au courant des activités, des calendriers et des objectifs du département en rapport avec l’équipe de travail et le domaine fonctionnel.

– Connaissance des procédures de la CEDEAO en rapport avec le travail assigné et capacité à faire preuve de discernement dans leur application.

– Démonstration d’un intérêt et d’un engagement forts pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

– Excellente capacité à maintenir, traiter et fournir des informations exactes dans le cadre des tâches assignées.

– Capacité et responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

– Connaissance de la gestion de la diversité en ce qui concerne les attentes quotidiennes en matière de travail et les tâches assignées.

– Connaissance du mandat et des objectifs opérationnels de la CEDEAO en relation avec les responsabilités assignées.

– Capacité à se tenir au courant des activités, des calendriers et des objectifs du département en ce qui concerne l’équipe de travail et le domaine fonctionnel.

– Connaissance des procédures de la CEDEAO en rapport avec les tâches assignées et capacité à faire preuve de discernement dans leur application.

– Démonstration d’un intérêt et d’un engagement forts pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

– Excellente capacité à maintenir, traiter et fournir des informations précises dans le cadre des tâches assignées.

– Capacité à allouer du temps à des tâches spécifiques de manière à respecter les délais et les attentes en matière de qualité/quantité.

– Bon sens de l’organisation et excellente capacité à diviser le travail en plusieurs parties et à se concentrer d’abord sur les étapes les plus importantes.

– Capacité à contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le département et pertinents pour les tâches assignées.

– Capacité à suivre les progrès accomplis et à envisager de nouveaux objectifs dans le contexte des responsabilités qui lui sont confiées.

– Capacité à respecter les engagements pris envers les autres.